Sales Management Solutions
CRM-Operations as a Service
Stabilität, Sales-Performance & Wachstum im CRM-Betrieb.
CRM-Systeme sind das Herzstück Ihrer Vertriebs- und Kundensteuerung. Was aber passiert, wenn sie langsam, unzuverlässig oder inkonsistent genutzt werden?
Mit CRM Operations as a Service übernimmt aconomis für Sie den laufenden Betrieb, die Optimierung und proaktive Weiterentwicklung Ihres CRM-Systems – zuverlässig, transparent und messbar wirksam.
Warum CRM-Operations heute ein Management-Thema ist
CRM-Systeme sind heute das operative Rückgrat von Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Sie steuern Pipeline, Forecast, Reporting, Prozesse und Datenqualität.
Und trotzdem werden sie in vielen Unternehmen nicht wie kritische Infrastruktur betrieben, sondern nebenbei verwaltet.
CRM Operations as a Service von aconomis ermöglicht den verlässlichen Betrieb und die kontinuierliche Performance-Optimierung Ihres CRM.
- Ihr CRM läuft technisch und prozessual stabil.
- Ihr CRM wird sauber genutzt und Daten sind top gepflegt.
- Ihr CRM, Ihre Prozesse und das Deal Management werden kontinuierlich verbessert.
- Ihr CRM trägt endlich messbar zum Unternehmenserfolg bei.
Wir betreiben CRM nicht als Projekt, sondern als professionellen Dauerbetrieb mit klarer Verantwortung.
Das Kernproblem:
CRM wird in vielen Unternehmen nur verwaltet, aber nicht geführt. Wir beobachten ein klassisches Muster:
- Es gibt einen CRM-Admin, oft zusätzlich zu anderen Aufgaben.
- Es gibt Sales Operations, aber ohne technisches Mandat.
- Externe Agenturen arbeiten nur projektweise. Und nur an der Software, nicht an den Sales-Prozessen oder der Vertriebseffizienz.
- Niemand fühlt sich end-to-end für CRM, Sales-Prozesse und Deal-Management verantwortlich.
Ein defektes oder ineffizientes CRM ist ein schwerwiegendes Business Risk:
- Forecasts sind nicht valide - die Umsatzentwiicklung des Unternehmens ist nur rückwärtig im ERP ablesbar.
- Das Unternehmen verfügt über keine frühen Signale ("Weak Signals"), wenn sich das Kundenverhalten verändert und das Geschäft schwerer wird.
- Daten existieren, sind aber sind nicht belastbar. Kundenkontakte brechen ab, Leads werden nicht nachverfolgt. Doppelte Kundenansprachen verprellen Unternehmen.
- Vertriebsprozesse lassen sich nicht steuern oder monitoren, da sie nicht end-to-end im CRM hinterlegt und per KPI verbesserbar sind.
CRM Operations as a Service schließt die wichtige Lücke - zwischen Administration, Umsetzung und echter Steuerung von CRM unnd Vertriebserfolg.
Download: How controllable is your sales?
8 questions every executive should be able to answer.
Sales performance often depends on individual deals, individual people, or short-term activity, not on a clearly structured system. As a result, growth becomes difficult to predict, decisions lack a reliable foundation, and potential remains unused.
This guide challenges that reality. It introduces eight critical questions that reveal how structured, transparent, and controllable your sales organization really is and where the opportunities for improvement lie.
Was wir übernehmen und warum das entscheidend ist
Betreiben Sie Ihr CRM nicht länger nur als Tool, sondern als das operative Betriebssystem Ihres Umsatzwachstums
Ein CRM ist nur so gut wie sein laufender Betrieb. Deshalb betrachten wir CRM nicht als Projekt oder Plattform, sondern als kritische operative Infrastruktur. Unser Ansatz folgt einer einfachen Logik: wir entfalten die Wirkung Ihres CRM durch stabilen Betrieb, saubere Umsetzung und kontinuierliche Optimierung.
Genau dafür haben wir CRM Operations as a Service aufgebaut – als integrierten Leistungsrahmen aus drei klar abgegrenzten, aber eng verzahnten Leistungsarten.
1. Reaktive CRM-Sicherheit
Stabilität und laufenden Betrieb sichern
Ihr CRM muss funktionieren. Immer.
Ihr CRM ist eine geschäftskritische Infrastruktur. Wenn Workflows nicht laufen, Daten fehlerhaft sind oder Benutzer keinen Zugriff haben, entsteht sofort operative Reibung – im Vertrieb, im Marketing und im Management.
Wir übernehmen den reaktiven Betrieb Ihres CRM vollständig und sorgen dafür, dass Probleme nicht eskalieren, sondern gelöst werden, bevor sie Wirkung entfalten.
Dazu gehören unter anderem:
- Wartung und Fehlerbehebung im laufenden Betrieb,
- Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung,
- Behebung von Integrations- und Synchronisationsproblemen,
- Datenbereinigung, Duplikatmanagement und Systemhygiene,
- SLA-gesteuerter Support mit klaren Reaktionszeiten.
Unser Anspruch ist nicht „Support“, sondern Betriebssicherheit. Ihr Team soll sich auf Verkauf, Marketing und Führung konzentrieren können – nicht auf Systemprobleme.
Wir sorgen dafür, dass Ihr CRM stabil läuft – und gar nicht erst zum Thema wird.
2. Aktiver CRM-Ausbau
Anforderungen sauber umsetzen
Veränderung braucht Geschwindigkeit – und Struktur.
CRM-Systeme stehen nie still. Prozesse ändern sich, Teams wachsen, neue Anforderungen entstehen. Ohne klare Priorisierung und saubere Umsetzung führt das schnell zu einem Flickenteppich aus Sonderlösungen, Workarounds und technischen Altlasten.
Wir übernehmen die aktive Weiterentwicklung Ihres CRM. Strukturiert, nachvollziehbar und priorisiert. Unsere Leistungen in diesem Bereich umfassen:
- Umsetzung von Anforderungen über ein klares Ticket- und SLA-Modell,
- Anpassung von Feldern, Pipelines und Prozessen,
- Aufbau und Optimierung von Reports und Dashboards,
- Entwicklung und Pflege von Automatisierungen und Workflows,
- Schulungen und Enablement auf Anfrage.
Dabei agieren wir nicht als „verlängerter Arm“, sondern als mitdenkender Umsetzungspartner. Wir hinterfragen Anforderungen, priorisieren gemeinsam und sorgen dafür, dass jede Änderung zum Gesamtsystem passt.
Wir setzen nicht einfach nur um. Wir sorgen dafür, dass jede Anpassung sinnvoll, sauber und zukunftsfähig ist.
3. Proaktive CRM-Performance
Sales-Performance gezielt steigern
Wirkung entsteht nicht reaktiv, sondern durch vorausschauende Führung.
Der größte Mehrwert eines CRM entsteht nicht durch Daten-Verbesserungen oder Bugfixes, sondern durch Transparenz, Steuerung und kontinuierliche Optimierung ihres Sales Management im CRM. Genau hier setzen unsere proaktiven Leistungen an.
Wir beobachten Ihr CRM, analysieren Muster und identifizieren frühzeitig Hebel für Vertriebseffizienz und Verkaufserfolg – bevor Probleme spürbar oder Chancen verpasst werden. Dazu gehören:
- Monitoring von Sales Velocity, Pipeline-Qualität und Stage-Aging,
- Analyse von Datenqualität, Nutzungsverhalten und Prozessabweichungen,
- Proaktive Empfehlungen zur Verbesserung von Performance und Steuerbarkeit,
- Strukturierte Eskalation an Führungskräfte bei systemischen Risiken,
- Weiterentwicklung von Governance, Prozessen und KPIs.
Je nach Mandat agieren wir eskalierend, moderierend oder steuernd. Immer mit dem Ziel, Ihr CRM zu einem echten Führungsinstrument zu machen, nicht zu einem reinen Dokumentationssystem.
Wir machen Ihr CRM vom Verwaltungstool zum aktiven Steuerungsinstrument.
Gemeinsam stärker - Wir stärken Ihre Teams mit CRM
Erfolgreiche CRM-Nutzung ist keine Frage einzelner Rollen, sondern des Zusammenspiels. Sales Leads, Sales Reps, Sales Operations und CRM-Admins verfolgen unterschiedliche Ziele, arbeiten in unterschiedlichen Takten – und sind dennoch auf dasselbe System angewiesen.
In der Praxis erleben wir häufig: Rollen existieren, aber nicht klar abgegrenzt. Verantwortung ist verteilt, aber nicht verbunden. Operative Aufgaben überlagern strategische Arbeit. Wichtige Rollen fehlen ganz oder sind nur „nebenbei“ besetzt. CRM Operations as a Service ist genau dafür gemacht, diese Lücken zu schließen.
- Wir ersetzen Ihre Rollen nicht, sondern wir stärken sie, entlasten sie und verzahnen sie wirksam miteinander.
- Wir agieren als Ihr operativer Partner zwischen Menschen, Prozessen und Systemen.
- Wir bilden das stabilisierende und verbindende Element im CRM-Betrieb.
- Je nach Ausgangslage übernehmen wir Aufgaben, Verantwortung oder Koordination.
- Immer mit dem Ziel, Ihre internen Teams besser arbeiten zu lassen.
Für Ihr Senior Management & Sales Leadership
Führen mit Klarheit statt Bauchgefühl
- Belastbare Pipeline-, Forecast- und Performance-Daten.
- Einheitliche KPIs über Teams, Regionen und Einheiten hinweg.
- Früherkennung von Risiken (Stage Aging, Conversion-Einbrüche, Inaktivität).
- Transparente Entscheidungsgrundlagen für Prioritäten und Investitionen.
- Klare Eskalationswege bei strukturellen Problemen im CRM-Betrieb.
Ihr Vorteil: Sales Leadership gewinnt Steuerbarkeit und Planungssicherheit – ohne sich mit operativen Details aufhalten zu müssen.
Sie führen den Vertrieb. Wir sorgen für die verlässliche Grundlage.
Für Ihre Sales Reps und Ihr Inside Sales Team
Verkaufen ohne CRM-Systemfrust und ohne Prozess-Hindernisse
- Klare, verständliche CRM-Prozesse ohne Sonderwege.
- Automatisierungen und KI-Agenten-Support, die Arbeit abnehmen statt Mehraufwand erzeugen.
- Saubere Datenstrukturen ohne unnötige Pflichtfelder.
- Schnelle Hilfe bei Problemen oder Unklarheiten.
- Ein CRM, das unterstützt – nicht kontrolliert.
Ihr Vorteil: Vertriebsteams verbringen weniger Zeit mit Administration und mehr Zeit im Kundendialog.
Ihr Team verkauft. Ihr CRM-System unterstützt effektiv im Hintergrund.
Für Ihre Sales Operations Experten
Endlich Raum für echte Optimierung und Automatisierung
- Klare Priorisierung von Anforderungen statt Ad-hoc-Tickets für Troubleshooting von Fehlern im CRM.
- Entlastung bei operativer Umsetzung und Systempflege.
- Strukturierte Weiterentwicklung von Prozessen, KPIs und Reports.
- Technische Umsetzungen ohne Projekt-Overhead.
- Sparringspartner auf Augenhöhe für KI-, Architektur- und Governance-Fragen.
Ihr Vorteil: Sales Operations wird vom operativen Engpass zum strategischen Enabler.
Sie steuern die Performance. Wir sichern die Umsetzung.
Für Ihre CRM-Admins im IT-Bereich
Professioneller CRM-Betrieb ohne Einzelkämpfertum
- Übernahme von Wartung, Support und Weiterentwicklung.
- Klare SLAs und definierte Verantwortlichkeiten.
- Entlastung bei Support-Anfragen und Änderungswünschen.
- Dokumentierte, saubere Systemlandschaft.
- Skalierbare Unterstützung bei Wachstum und Internationalisierung.
Ihr Vorteil: CRM-Admins gewinnen Stabilität, Struktur und Rückendeckung – statt permanentem Reagieren.
Wir betreiben Ihr CRM so, als wäre es unser eigenes.
Für wen ist CRM Operations as a Service gemacht?
Diese Lösung richtet sich an Unternehmen, die erkannt haben:
- CRM ist zu kritisch, um es nebenbei zu betreiben.
- Interne Rollen stoßen zeitlich oder fachlich an Grenzen.
- Wachstum, Internationalisierung oder Komplexität nehmen zu.
- Daten- und Forecast-Qualität sind geschäftskritisch.
- Projekte allein lösen keine strukturellen Probleme.
Typische Kunden:
- Wachsender Mittelstand
- Internationale Unternehmensgruppen
- Scale-ups mit Investorenfokus
- Vertriebsorganisationen mit mehreren Teams oder Regionen
Unsere Service-Mandatslösungen
CRM Operations as a Service
Wir liefern Stabilität, Wachstum und Performance und entlasten Ihr Sales-Team nachhaltig. Die Service-Mandatslösungen bauen aufeinander auf: Jede Variante enthält die Leistungen der vorherigen Mandat-Stufe. So entsteht ein klarer Value Stack, der sofort Wirkung zeigt.
CRM Stability
Mandat
Unser Fokus:
Stabilität & Betrieb
Inkludierte Leistungen:
- Wartung & Fehlerbehebung im CRM
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- Datenbereinigung & Duplikate-Management
- SLA-gesteuerter Support
Ihr Benefit:
Ihr CRM läuft verlässlich, Ihr Team arbeitet ohne Unterbrechung. Das bedeutet mehr Zeit für den Kunden, weniger Frust durch Systemprobleme.
Ihr Commitment & unser Input:
- Engagement: 3–6 Monate empfohlen
- Ca. 1–2 Service-Tage pro Woche
- Preisrange: ca. 1.000 €/Tag
Stabilität sichern und CRM als verlässliches Werkzeug nutzen.
CRM Growth
Mandat
Unser Fokus:
Umsetzung & Weiterentwicklung
Inkludierte Leistungen:
- Alle Leistungen von CRM Core
- Ticketbasierte Anpassungen & Workflows
- Reports & Dashboards
- Automatisierungen
- Schulungen & Enablement
Ihr Benefit:
Ihr CRM passt sich dynamisch an Wachstum und neue Anforderungen an. Schnellere Umsetzung, mehr Zeit für Sales, unmittelbare Wirkung auf Pipeline & Forecast.
Ihr Commitment & unser Input:
- Engagement: 6–12 Monate
- Ca. 2–3 Service-Tage pro Woche inkl. Ticket-Handling
- Optionale interne Koordination
- Preisrange: ca. 1.000–1.200 €/Tag
Wachstum ermöglichen und den Vertriebserfolg mit CRM enablen.
CRM Performance
Mandat
Unser Fokus:
Proaktive Performance-Steuerung
Inkludierte Leistungen:
- Alle Leistungen von CRM Growth
- Monitoring von Pipeline & Sales Velocity
- Analyse von Nutzung & Datenqualität
- Proaktive Empfehlungen & Maßnahmenpläne
- Governance & Prozess-Weiterentwicklung
- Eskalation an Führungskräfte bei Risiken
Ihr Benefit:
CRM wird zum aktiven Steuerungsinstrument. Schnellere Abschlüsse, bessere Forecasts, entlastetes Sales-Team. Investition zeigt sofortige und nachhaltige Wirkung.
Ihr Commitment & unser Input:
- Engagement: 12–24 Monate
- Ca. 3–4 Service-Tage pro Woche
- Proaktive Steuerung & Strategie-Input für Führung
- Regelmäßige Reviews & KPI-Monitoring
- Preisrange: ca. 1.200–1.500 €/Tag
Sales-Performance steuern. Deals beschleunigen und Erfolg sichern.
Wie liefern wir CRM-Operations as a Service?
Wir liefern nicht nur Support – wir übernehmen Verantwortung.
- Reaktive CRM-Wartung: Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung
- Aktiver CRM-Ausbau: Umsetzung von Kundenanforderungen (Tickets, Anpassungen)
- Proaktive Sales-Optimierung: Monitoring, Performance-Analysen, Empfehlungen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung von Sales-Performance und Datenqualität
So sorgen wir dafür, dass Ihr CRM-System nicht nur funktioniert, sondern wirklich wirkt.
Unsere Lösung schließt die Lücke zwischen Tool-Admin und Operational Excellence – mit klaren Prozessen, messbaren Ergebnissen und einem langfristigen Partner-Ansatz.
Wie wir arbeiten
Unser Ansatz ist pragmatisch, wirkungsorientiert und partnerschaftlich:
- Analyse & Assessment – CRM-Setup, Prozesse, Daten
- Stabilisierung & SLA-Etablierung – definierte Betriebsmodelle
- Kontinuierliche Verbesserung – Monitoring, KPIs, Insights
- Proaktive Empfehlungen – Performance-Hebel und Governance
- Transparenz & Steuerung – Reporting & operative KPIs
Mit diesem Ansatz schaffen wir nicht nur Support, sondern Messbarkeit, Klarheit und Effizienz in Ihren Prozessen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Weniger Ausfall-Risiken
- Bessere Daten-Entscheidungsgrundlage
- Entlastung für interne Teams
- Klarere Governance & Rollen
- Kürzere Time-to-Value bei Prozessen
- Kontinuierliche Optimierung statt punktueller Flickenteppiche
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre CRM-Situation einordnen.
Die Nutzung und Weiterentwicklung Ihres CRM ist nicht nur ein operatives Thema, sondern ein strategisches Steuerungsthema für Ihr Unternehmen.
Gerne beleuchten wir mit Ihnen in einem Kennenlern-Gespräch die CRM-Situation und Sales-Ziele in Ihrem Unternehmen
Ein Gespräch mit uns dient deshalb nicht der Angebotsdiskussion, sondern der Einordnung Ihrer aktuellen Situation.